מבדק פנימי- מהו מבדק פנימי?
מבדק פנימי הינו סדרת בדיקות תהליכי העבודה שמטרתן לבחון התאמה בין הנהלים שהוגדרו על ידי הנהלת החברה לבין הביצוע בפועל על ידי עובדי החברה.
שלב מקדים למבדק פנימי-
- הגדרת תפקידים , אחריות וסמכות לכל עובד בחברה.
- נוהלי עבודה כתובים קצרים, ברורים, מובנים ומבוקרים מלווים בדוחות בקרה הניתנים למדידה כמותית ואיכותית בכל נקודת זמן.
חשיבות רבה לנהלים הכתובים המשמשים כבסיס "לתורה כולה".
העדר נוהל כתוב המנחה את העובד במדויק לתהליך עבודה מסודר ומבוקר מהווה פתח לכל לעובד לבצע עבודתו בהתאם להבנתו.
מטרת המבדק הפנימי נקודות עיקריות:
- לוודא ביצוע עבודה בהתאם לנהלים שנקבעו על ידי הנהלת החברה.
- לבחון רלוונטיות התהליכים הקיימים בחברה בנקודת זמן זו של המבדק.
- לזהות אפשרויות והזדמנויות לשיפור וייעול תהליכי העבודה.
- לשתף את העובד ולהקשיב לרעיונותיו בשיפור תהליך עבודתו.
המבדק הפנימי יתבצע בכל מחלקה בנפרד, ויבדוק התאמה מלאה בין נוהל העבודה שהוגדרו על ידי ההנהלה לבין עובדתו של העובד בפועל.
יש לבדוק כל תהליך בעבודה מתחילתו ועד סופו. במהלך המבדק חשוב לתעד בכתב את הממצאים וכן, חריגה או שינוי מהנהלים שביצע העובד יתועד בדו"ח.
עם סיום המבדק במחלקה מומלץ, לבדוק עם העובד כיצד לדעתו אפשר לשפר ולייעל את תהליך עבודתו. משמעות שיתוף העובד גדולה מאחר, והעובד הוא זה שמבצע מידי יום בפועל את העבודה ולעיתיים, יהיו לו רעיונות טובים ששווה בדיקה על ידי הנהלת החברה.
כמו כן, העובד ירגיש שותף בחשיבה ובעשייה ובכך, תגדל ערכתו ותרומתו למקום עבודתו. תהליך זה יעודד את העובדים לראות בעבודתם כשותפים.
מחקרים הוכיחו ש"הנעת עובדים" מתקיימת בדרכים שונות וזו אחת מהדרכים.
בסוף המבדק יוכן דו"ח מפורט בהרחבה בהתאם לנושאים שנדגמו וכן, תקציר להנהלה.
דוגמא: לפורמט תקציר להנהלה שילווה במסמך מפורט.
לאחר המבדק הפנימי יתבצע סקר הנהלה שמטרתו :
- הצגת ממצאי תוצאת המבדק הפנימי בהרחבה תוך מתן דגש לעמידה בדרישות סעיפי התקן וזיהו נושאים הנדרשים פעולות מתקנות ושיפור
- תוצאות הערכת הסיכונים
- הערכת התאמה לעמידה בדרישות התקן בהתאם לרשימת התיוג
מבדק הגוף המסמיך-
מבדק הגוף המסמיך זהה למבדק הפנימי כאשר הארגון נבדק כי תהליכי העבודה מוטמעים בארגון ומערכת הניהול מתופעלת ומתוחזקת בהתאמה מלאה לדרישות התקן והארגון עומד בכל דרישות התקן הרלוונטיים לו במלואם.
