נהלי עבודה לפי תקן ISO הם חומר ניהולי ומכאן,חשיבותם הגדולה לארגון.
ארגונים הרוצים להצליח ולהוביל מהלכים עסקים, חייבים לעבוד על פי נהלים ותהליכי עבודה ברורים לכל העובדים . הנהלים מהווים "שפה אחידה" לכל שכבות הארגון ומסיעים לניהול תקין ולביצועי עבודה יעילה ומבוקרת בארגון.
נהלי עבודה הם חומר ניהולי ומכאן ,חשיבותו הגדולה לארגון.
כתיבת נהלי עבודה לפי תקני איזו הינו תהליך מקצועי ומורכב, חוצה מחלקות, המגבש ידע והחלטות.
עבודה על פי נהלים ברורים ,שנכתבו בהתאמה לפעילות הארגון והידועים ומובנים לכל העובדים מאפשרים למנהלים "זמן פנוי לחשיבה של פיתוח העסק" ולעבודה איכותית ומקצועית.
כיצד ניתן להסדיר נהלי עבודה בארגון וכיצד להטמיע נהלים חדשים שיקלו על העובדים לבצע את תפקידיהם?
קביעת נהלים ברורים וישימים, קביעת יעדים ומטרות מדדים לתהליכים בארגון, קביעת לו"ז לבדיקת העמידה ביעדים , הגדרת יעדי שיפור, פעולות מתקנות ופעולות מונעות ועוד.
הגדרת תפקידים אחריות וסמכות –מנהל החברה יגדיר את התפקיד ודרישותיו. כאשר הגדרת התפקיד ברורה וכתובה מצטמצמים שטחים לא מטופלים אשר "נופלים בין הכיסאות".
נהלי עבודה צרכים להיכתב במשותף ובהתאמה לפעילות מנהלים בארגון. שיתופם בתהליך מהווה אבן יסוד לניהול הידע הרב שייצבר ונלמד מניסיונם.
תיעוד התהליך יאפשר את "שימור הידע והניסיון הנצבר" לטובת הארגון וכלל העובדים.
שיתוף העובדים בכתיבת הנהלים ותהליכי העבודה יוצר "שותפות לתהליך" אשר יסייע בהטמעת הנהלים.
שלבי כתיבת נהלי העבודה לארגון:
פגישות וראיונות עם בעלי תפקידים לצורך לימוד המצב הקיים הכולל בדיקת תהליכי העבודה הקיימים כיום בארגון.
איתור וזיהוי הצרכים המובילים לכתיבת נהלי עבודה לארגון.
הגדרת המבנה הארגוני והממשקים בין המחלקות.
הגדרת תפקידים אחריות וסמכות.
כתיבת נהלי עבודה ייעודים לכל מחלקה בהתאם לצרכים וסוג הפעילות שלה. כולל מדדי ביצוע ותהליכי בקרות.
הפצת הנהלים לעובדי הארגון ומנהליו לאישור. .
ביצוע הגהות ותיקונים בהתאם לצורך.
העברת הנהלים למנכ"ל החברה לאישור.
ליווי וסיוע בהטמעת הנהלים.
פיתוח כלי מדידה בקרה ותיעוד.
